Dane osobowe

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Administrator danych:

Inwestycje Medyczne Łódzkiego sp. z o.o., ul. Narutowicza 34 lok. 305, 90-135 Łódź.
Kontakt do Inspektora Ochrony Danych: e-mail: daneosobowe@lml.biz.pl lub na adres siedziby Administratora.

Informacje ogólne:

Administrator danych dokłada wszelkiej staranności, aby w sposób jasny i przejrzysty dostarczać informacje na temat zasad przetwarzania danych osobowych wszystkim osobom, których dane są gromadzone. W IMŁ sp. z o.o. w poszczególnych procesach stosuje się indywidualne klauzule informacyjne bądź odesłanie do dokumentów udostępnionych na prowadzonym portalu internetowym i Biuletynie Informacji Publicznej.

Klauzule udostępniane na stronach są na bieżąco aktualizowane.

Cel przetwarzania danych:

IMŁ sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w związku z realizacją zadań określonych w statucie, w szczególności polegających na pełnieniu funkcji inwestora zastępczego. Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym w celach organizacyjnych, technicznych, prawnych oraz rozliczeniowych. Spółka może przetwarzać dane również w celach prowadzenia polityki informacyjnej.

Podstawą prawną przetwarzania danych jest w szczególności:

art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na spółce komunalnej wynikających m.in. z przepisów:
ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych,
ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane,
ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,
ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych,
ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych;
art. 6 ust. 1 lit. e RODO – wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym m.in. wynikających z:
ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie wojewódzkim,
ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora lub stron uczestniczących w procesie inwestycyjnym w celu zapewnienia prawidłowej realizacji procesu inwestycyjnego (w celach organizacyjnych i dowodowych, zabezpieczenia przed potencjalnymi sporami prawnymi czy reagowanie na zgłoszenia i roszczenia osób trzecich).

Dobrowolność/obowiązek podania danych:

W zależności od celu i podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych ich podanie może mieć charakter obowiązkowy albo dobrowolny i rodzić określone w prawie konsekwencje. Podanie danych może być:

niezbędne do zawarcia umowy, jeżeli ich przetwarzanie jest konieczne do wykonania czynności przedumownych lub realizacji umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą. Niepodanie danych uniemożliwi zawarcie lub wykonanie umowy;
obowiązkowe, jeżeli ich podanie wynika z przepisów prawa powszechnie obowiązującego, np. jest niezbędne w celach rachunkowych, podatkowych czy sprawozdawczych. W takim przypadku niepodanie danych może skutkować brakiem możliwości realizacji danego zadania, zawarcia umowy lub podjęcia określonych czynności;
dobrowolne w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub w celach, które nie wynikają bezpośrednio z przepisów prawa ani z realizacji zadania publicznego. W takim przypadku brak podania danych nie powoduje negatywnych konsekwencji. Strona może zgodę wycofać lub zgłosić sprzeciw, który zostanie uwzględniony, jeśli prawnie uzasadniony interes Spółki nie będzie przeważał nad interesami, prawami i wolnościami podmiotu danych. Spółka przetwarzać będzie dane osobowe jedynie w zakresie i okresie niezbędnym do realizacji celów.

Kategorie odbiorców danych:

Dane osobowe mogą być udostępniane innym podmiotom, uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz odbiorcom danych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowym, w szczególności:

organom administracji publicznej, organom nadzoru, kontroli oraz sądom;
jednostkom samorządu terytorialnego oraz ich jednostkom organizacyjnym, w zakresie realizacji zadań publicznych lub współdziałania przy ich realizacji;
podmiotom współpracującym przy realizacji zadań inwestycyjnych, w szczególności projektantom, wykonawcom robót budowlanych, inspektorom nadzoru inwestorskiego, kancelariom prawnym, rzeczoznawcom, podmiotom świadczącym usługi doradcze;
podmiotom świadczącym dodatkowe usługi specjalistyczne dla Spółki tj. audytorom podatkowym, biegłym rewidentom badającym sprawozdanie finansowe,
podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne, w szczególności dostawcom systemów i oprogramowania wykorzystywanego do obsługi procesów administracyjnych, finansowych i organizacyjnych, w tym narzędzi komunikacyjnych, dostawcom usług hostingowych i chmurowych czy usług wsparcia i utrzymania IT;
instytucjom finansowym, w tym bankom i inne podmiotom obsługującym płatności lub finansującym realizowane zadania, w zakresie niezbędnym do rozliczeń;
podmiotom prowadzącym działalność pocztową i kurierską w celu dostarczania przesyłek i korespondencji;
użytkownikom stron internetowych i mediów społecznościowych w przypadku publikacji informacji zawierających dane osobowe;
Instytucjom Zarządzającym, Pośredniczącym, Ministrowi Funduszy i Polityki Regionalnej oraz działającym w ich imieniu instytucjom i podmiotom dokonującym monitoringu, ewaluacji, kontroli, audytu, w przypadku realizacji zadań dofinansowanych z UE w imieniu Spółki lub jej kontrahentów;
organom egzekucyjnym w przypadku prowadzonych egzekucji sądowych.

Przekazywanie danych do państw trzecich:

Administrator nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

Okres przechowywania:

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a po ich zakończeniu przechowywane i archiwizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:

ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości;
ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa;
ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT);
ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny;
ustawą z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;
ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT);
ustawą z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej.

Przysługujące prawa:

W zależności od celu, podstawy prawnej oraz charakteru danego procesu przetwarzania danych osobowych, osobom, których dane dotyczą, przysługują określone prawa wynikające z przepisów RODO, w tym prawo:

dostępu do danych oraz ich sprostowania, a na czas jego realizacji żądania ograniczenia ich przetwarzania;
wyrażenie sprzeciwu wobec przetwarzania danych, kiedy przetwarzanie danych oparte jest na podstawie prawnie usprawiedliwionego lub kiedy przetwarzanie związane jest z wykonywaniem zadania realizowanego w interesie publicznym, a podmiot danych powołuje się jego szczególną sytuację;
prawo otrzymania danych w ustrukturyzowanej formie oraz żądania przekazania w tej formie danych innemu administratorowi, gdy jest to technicznie możliwe, a podstawą przetwarzania danych była wyrażona zgoda;
usunięcia danych, jeśli ich przetwarzanie oparte było na podstawie zgody, która została wycofana (czynności wykonane przed jej wycofaniem pozostają zgodne z prawem);
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych.

Zakres przysługujących praw oraz możliwość ich realizacji mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z przepisów prawa, w szczególności w przypadkach, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się np.:

na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze lub w celu realizacji zadania wykonywanego w interesie publicznym – wówczas niektóre prawa, w tym prawo sprzeciwu, usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania, mogą nie mieć zastosowania lub mogą zostać ograniczone w zakresie, w jakim realizacja danego prawa mogłaby uniemożliwić lub istotnie utrudnić wykonanie obowiązków ustawowych albo realizację zadań publicznych powierzonych spółce;
w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, a także na potrzeby postępowań kontrolnych, audytowych lub nadzorczych;
w zakresie objętym przepisami dotyczącymi archiwizacji dokumentacji, w szczególności, gdy dane muszą być przechowywane przez okresy określone w przepisach prawa.

Administrator danych w każdym z procesów precyzyjnie ustala i informuje w poszczególnych klauzulach informacyjnych, jaki zakres praw przysługuje podmiotom danych, a w przypadku wniosków o ich realizację każdorazowo ocenia zasadność takiego żądania i informuje o zakresie i podstawie ewentualnego ich ograniczenia.

*RODO – Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

Sposób składania wniosków o realizację praw osób

Wnioski mogą zostać złożone:

osobiście w siedzibie spółki w Łodzi przy ul. Narutowicza 34 lok. 305 po okazaniu dokumentu poświadczającego tożsamość;
drogą elektroniczną na adres e-mail: iml@iml.biz.pl, na adres do doręczeń elektronicznych AE:PL-19064-56849-IWUEA-24
z wykorzystaniem elektronicznego podpisu lub profilu zaufanego.

Jakie informacje powinno zawierać zgłoszenie?

Aby móc przyjąć zgłoszenie i je przeanalizować, a także przygotować na nie odpowiedź, należy przekazać co najmniej:

dane identyfikacyjne, które pozwolą zidentyfikować, w jakich procesach dane osobowe w IMŁ Sp. z o.o. były przetwarzane (imię i nazwisko, numer PESEL – jeżeli był w naszej dyspozycji, adres zamieszkania, numer telefonu, mail),
jakiego prawa i w jakim zakresie wniosek dotyczy,
jaki jest preferowany kanał przekazania informacji zwrotnej.

Czas rozpatrzenia

Administrator danych udziela odpowiedzi na każde zgłoszone żądanie realizacji ww. prawa bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca. Odpowiedzi udziela się w tej samej formie, w której żądanie zostało zgłoszone, chyba że osoba, której dane dotyczą, zażąda udzielenia odpowiedzi w innej formie.

W wyjątkowych sytuacjach, tj. z uwagi na skomplikowany charakter żądania lub liczbę żądań w danym okresie, termin realizacji może się przedłużyć o kolejne 2 miesiące, o czym wnoszący zostanie poinformowany nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania, z podaniem przyczyny przedłużenia.

W przypadku gdy nie ma podstaw do realizacji żądania osoby, której dane dotyczą, Administrator danych informuje o tym osobę, której dane dotyczą, wskazując powody niepodejmowania działań oraz informując o możliwości wniesienia skargi do organu nadzorczego oraz skorzystania ze środków ochrony prawnej przed sądem.

Realizując wniosek osoby informuje o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych osobowych każdego odbiorcę, któremu ujawniono dane osobowe, chyba że byłoby to niemożliwe lub wymagające niewspółmiernie dużego wysiłku. Argumentację podaje w odpowiedzi na wniosek.

Informacje dodatkowe

Podane dane będą przetwarzane w celu realizacji złożonego wniosku, nie będą nikomu udostępniane. Wnioski będą przechowywane przez okres 5 lat.